مساعد مالي وإداري

المقدمة:

حصلت دائرة التعليم المستمر / جامعة بوليتكنك فلسطين على منحة ضمن مشروع تنموي مشترك بعنوان (تعزيز صمود التجمعات المهمشة في منطقتي بيت لحم والخليل من خلال تمكين النساء والشباب ومحاربة البطالة وتعزيز الابتكار المجتمعي" بقيادة مؤسسة الآكشن إيد (Action Aid) وبتمويل من الوكالة الإيطالية للتعاون التنموي (AICS). ويهدف المشروع إلى بناء قدرات الشباب والشابات من خلال جملة من الأنشطة التدريبية والإرشادية والريادية بهدف الانخراط في سوق العمل أو خلق فرص العمل الخاصة بهم، وقد تمّ تخصيص جزء من المنحة لتعيين مساعد إداري ومالي للمشروع المذكور للقيام بمهام المتابعة والتنفيذ اللازمة لضمان سير المشروع على أكمل وجه وضمان تحقيق الأهداف وديمومة المخرجات، ويعمل تحت إشراف مدير المشروع.

 

المسمى الوظيفي:

مساعد إداري ومالي

 

مهام العمل:

1. تنظيم جميع الأنشطة المتعلقة بالمشروع وإعداد الجداول الزمنية لتنفيذها.
2. إعداد وتوثيق وحفظ التقارير الإدارية والمالية والفنية وخطط العمل ذات العلاقة بأنشطة المشروع.
3. متابعة تنفيذ مختلف الأنشطة والفعاليات التي تنطوي تحت إطار المشروع.
4. إعداد وجدولة اجتماعات مجلس إدارة المشروع وتوثيق وتعميم محاضر الاجتماعات على المعنيين.
5. إعداد وثائق التعيينات المختلفة التي تنطوي تحت إطار المشروع من مستشارين ومدربين وغيرها.
6. إعداد وثائق العطاءات وتوصيف البنود ومتابعة كافة المشتريات ضمن إطار المشروع.
7. متابعة ضمان استلام المخرجات وفق المعايير والشروط المرجعية سواءً للتعيينات أو المشتريات أو الخدمات وأية أنشطة أخرى يتطلبها المشروع.
8. التواصل والمتابعة المباشرة مع إدارة الجهة المشرفة على تنفيذ المشروع من طرف الجهة الممولة.
9. متابعة سير المهام والأعمال الموكلة إلى منسّق التدريب وتقديم الإرشاد والدعم اللازم.
10. المشاركة في إعداد أية دراسات ميدانية يتطلبها المشروع خلال مرحلة التنفيذ.
11. تخطيط وتصميم الحملات الدعائية وورش العمل بحسب ما يلزم.
12. أية مهام أخرى ذات علاقة وبحسب تكليف مدير المشروع.

 

المؤهلات والمهارات المطلوبة:

1. الشهادة الجامعية الأولى – بكالوريوس كحدٍ أدنى من تخصصات الإدارة أو إدارة المشاريع أو الهندسة أو أي تخصص ذو علاقة.
2. خبرة موثقة لا تقل عن 3 سنوات في مجال تنسيق ومتابعة المشاريع الممولة.
3. معرفة جيدة بالمنظمات الدولية والجهات المانحة.
4. مهارات إدارية وتنظيمية عالية المستوى.
5. مهارات عالية المستوى في الاتصال والتواصل الفعال.
6. مهارات عالية في اللغة الإنجليزية (قراءة وكتابة ومحادثة).
7. مهارات عالية المستوى في إعداد وكتابة التقارير بمختلف أشكالها.
8. مهارات عالية المستوى في استخدام الحاسوب والبرامج الحاسوبية المختلفة والتعامل مع الانترنت والمراسلات الالكترونية.

 

مكان العمل:

سيقوم المساعد الإداري والمالي بإنجاز المهام الموكلة إليه في دائرة التعليم المستمر / جامعة بوليتكنك فلسطين بشكل رئيس وبحسب ما يكلّف به من قبل مدير المشروع.

 

الفترة الزمنية:

سيتم التعاقد مع المساعد الإداري والمالي للعمل على المشروع لمدة (3) سنوات وبدوام كامل بواقع (8) ساعات يومياً ولمدة (5) أيام أسبوعياً.

 

نوع العقد:

تعاقد مرهون بفترة زمنية محددة.

Terms of Reference - Recruiting an Administrative / Financial Assistant

 

Introduction:

Palestine Polytechnic University / Continuing Education Department is seeking a qualified candidate to fill the position of “Administrative / Financial Assistant” as part of a 3-year project entitled: "Social innovation to combat youth unemployment and increase the economic resilience of the communities in Area C of the West Bank", funded by the Italian Cooperation through ActionAid Italy and in partnership with ActionAid Palestine. The Project is to be realized in Hebron and Bethlehem Governorates, in the communities of Beit Fajjar, Tuque, Wadi Nis, Abda & Imrish, Al Fawar, Arab al Fureijat, As Samou, Hebron Old City. The Project aims at building the capacity of young people to access the job market, increasing young people's income and creating an enabling environment for young people economic empowerment. The Administrative / Financial Assistant will be responsible for the follow-up and implementation of project activities effectively and on time under the direct supervision of the Project Manager.

 

Job Title:

Administrative / Financial Assistant.

 

Duties and Responsibilities:

1. Organizing all project related activities including the preparation of the time frame required for each of the actions.
2. Preparing and Documenting all projects’ related Reports (Administrative / Financial / Technical) and Action Plans.
3. Direct Follow up of all the activates under the frame of the project.
4. Organizing related meetings including the preparation and dissemination of the minutes of meetings.
5. Preparing Recruitment related documents including trainers and consultants.
6. Preparing all Tendering and Procurement related documents.
7. Direct – Continuous follow up in order to make sure receiving the deliverables of the project effectively and complying with the standards and the Terms of Reference.
8. Direct Contact and communications with the administration of the project from the side of the Donor and Action Aid.
9. Direct Follow up with the Training Coordinator and provide him/her with the support and guidance as required.
10. Participation in the conduct and preparation of any related assessment studies as per required during the life time of the project.
11. Planning and Designing Promotional Campaigns and Workshops as required.
12. Any other tasks as requested by the Project Manager.

 

Qualifications and Skills:

1. At least Bachelor’s degree (B.A. / B.Sc.) in Management, Administration, Project Management, Engineering or related field.
2. Proven – Documented 3-Year Experience at least in the field of projects follow up, implementation and coordination.
3. Very good knowledge and familiarity with International Organizations and Funding / Donation Agencies.
4. High Management and Organizational Skills.
5. High Communication Skills.
6. High Language Skills in Arabic & English (Reading, Writing and Speaking).
7. High Skills in Report Writing.
8. High Skills in Computer and Internet.

 

Place of Performance:

The Administrative / Financial Assistant is requested to handle his assignments mainly in the Offices of the Continuing Education Department / Palestine Polytechnic University and can be assigned to do other tasks from other locations upon the directions of the Project Manager.

 

Contract Period:

The Administrative / Financial Assistant will be contracted over a period of (3) years, with full-time duties with (8) hours per day and (5) Days per week.

 

Contract Type:

Lump Sum / Time-Based Contract.