ملخص الوظيفة:
يعمل شاغر الوظيفية تحت الإشراف المباشر لرئيس كلية، دائرة، مركز ويشرف على مجموعة من الأنشطة للقيام بالمهام الادارية الخاصة بالدائرة من طباعة وتصوير وارشفة ومراسلات وعمل التقارير اللازمة والتنسيق مع الدوائر والمراكز الاخرى في الجامعة بالإضافة الى القيام بالإجراءات اللازمة لتوفير متطلبات قسم الأرشفة وترتيب الملفات.
المسؤوليات:
1. يُعد وينجز ويدقق الكتب والمراسلات الرسمية التي يصدرها مدير الدائرة للجهات المعنية في الجامعة ويتابع إرسالها للمعنيين.
2. فتح ملفات حسب الحاجة وترقيمها وحفظ محتوياتها حسب الأصول.
3. طباعة التقارير والقرارات والكتب الرسمية والإدارية وإرسالها للمعنيين.
4. إرسال واستقبال الفاكسات وتصنيفها وحفظها في سجلات خاصة حسب الأصول.
5. متابعة الكتب الرسمية الواردة والصادرة وأي إجراءات تمت بشأنها في المكتب.
6. الرد على المكالمات الواردة لرئيس الدائرة ومتابعة ما هو مطلوب من مهام وواجبات تترتب على ذلك.
7. القيام بعمليات الأرشفة الإلكترونية لجميع الملفات الواردة والصادرة.
8. المحافظة على سرية العمل والتقارير والملفات وطبيعة محتوياتها.
9. المحافظة على اللوازم المصروفة من أجهزة مثل الفاكس والطابعة وقرطاسية وكل ما يتعلق بالاحتياجات المكتبية.
10. الالتزام بالأنظمة والقوانين المعمول بها في الجامعة.
11. إنجاز المهام التي يكلف بها من قبل إدارة الجامعة بما يخدم مصلحة الجامعة.
المؤهل العلمي المطلوب: دبلوم إدارة وأتمته مكاتب / ادارة الأعمال بمعدل 65% فما فوق
القدرات والمهارات المهنية والشخصية:
- مهارة الاتصال والتواصل والتخاطب.
- مهارة الطباعة باللغتين
- مهارة التعامل مع الأجهزة والمعدات المكتبية.
- إتقان اللغة الانجليزية كتابة
- قدرات جيدة في استخدامات الحاسوب Ms Office.
- قدرة عالية على تحمل ضغط العمل والعمل بروح الفريق الواحد.
طريقة التعاقد: عقد عمل براتب مقطوع
